Accompagnement et prévision :
la méthode d'intervention de Promo Sciences

Pour chaque nouvelle manifestation, Promo Sciences va proposer à ses partenaires une démarche d'intervention adaptée qui répondra au plus juste à la cible, à l'objectif et au budget définis pour l'opération prévue.
Le rôle de Promo Sciences est alors d'accompagner ses clients, d'anticiper sur leurs besoins et de personnaliser l'événement.


La rencontre avec le client : écouter et comprendre

Chaque manifestation est une découverte pour celui qui l'organise et comporte une multiplicité de décisions à prendre. Dans un premier temps, l'intervention de Promo Sciences a pour objet de définir l'environnement propice au bon déroulement de la manifestation dans une étude de faisabilité :
 

puce étude financière et budgétaire, calcul du seuil de rentabilité et simulation du plan de trésorerie
puce analyse fonctionnelle des tâches à réaliser, planning et répartition des tâches
puce définition du concept de la manifestation qui fondera la spécificité de l'événement


La préparation : organiser et promouvoir

Dans cette phase de travail, Promo Sciences et ses partenaires vont s'attacher à la bonne organisation de l'événement tout en respectant le cahier des charges initial.
Ainsi, au fil des jours, s'instaure un climat de confiance où les compétences de chacun concourent au succès de la manifestation future. Chaque étape jalonne le projet vers sa réalisation :
 

puce l'édition des supports d'information de la manifestation, la première annonce, le programme définitif, les Actes
puce la recherche de fichiers de prospects, les publics ciblés et les relais de diffusion
puce la campagne de promotion, communiqués de presse, affichage, publicité
puce les relations avec les intervenants, rester à l'écoute de leurs besoins et simplifier leur intervention


La manifestation : accueillir et gérer

Dans cette phase de collaboration, Promo Sciences vit la manifestation heure par heure aux côtés de ses partenaires. Assurer le secrétariat de l'événement, lancer les appels d'offres et organiser la sous-traitance, gérer les inscriptions, accueillir les participants, rester disponible et résoudre les imprévus, telles sont les multiples tâches à travers lesquelles Promo Sciences continue d'accompagner les organisateurs.
Vient ensuite la clôture de la manifestation dont Promo Sciences va dresser le bilan complet comprenant :

puce la synthèse qualitative et quantitative
puce la situation comptable et financière
puce le fichier à jour des prospects et des clients
puce les retombées presse et la notoriété acquise
puce les perspectives à exploiter dans l'avenir


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